Afwijken van de aandelen in de Statuten.

Formeel, juridisch, mag niet van de aandelen in de Statuten worden afgeweken. Meestal zijn de Statuten opgenomen in de akte van splitsing van de Vereniging van Eigenaars (VvE) met de aandelen van de betreffende appartementsrechtsen. In verhouding tot het gebruik van het gebouw.
Dat is niet altijd zo. Er kan ook een risicofactor meetellen in het vaststellen van de aandelen.

In de de volgende casus wordt een voorbeeld vermeld waarom de aandelen afwijken van de fysieke verhouding in het gebouw en waarom toch is afgeweken van de aandelen in de Statuten. De gefingeerde VvE wordt hierna “VvE Ongelijk” genoemd.

Bestaande situatie.
De VvE Ongelijk bestaat uit 5 appartementsrechten. 4 portiekwoningen in gelijke woonoppervlakte en een garage/werkplaats voor auto’s.
De notaris heeft in 1974 vastgesteld dat de woningen ieder 1/7de aandeel hebben in de gemeenschap en dat de garage/werkplaats 3/7de aandeel heeft in de kosten van onderhoud en opstalverzekering binnen de VvE. De gebruiksoppervlakte van de garage/werkplaats is gelijk aan 2 woningen.

Bij de activering van de VvE is er veel protest geweest op de tellers van de aandelen. Iedereen, en zeker de eigenaar van de garage/werkplaats, vonden de verhoudingen van 1/7 en 3/7 onbillijk. Echter de notaris heeft terecht de garage/werkplaats een aandeel van 3/7 toebedeeld omdat de verzekeraar een ruime toeslag toepaste in de bepaling van de premie voor de collectieve opstalverzekering. Een verhoging van de premie voor het verhoogd risico van de garage/werkplaats t.o.v. de woonappartementen. In de toepassing van de aandelen 1/7 en 3/7 betaalde de garage/werkplaats uitsluitend extra voor de premie van de collectieve opstalverzekering.

Tot en met het boekjaar 2014 is vastgehouden aan de bestaande aandelen in de Statuten. Hierna wordt er toch afgeweken met een tweede aandeelfactor om de volgende reden.

Met de huidige kennis, en als de notaris nu de akte van splitsing had gemaakt, was het billijk geweest dat er twee aandelen werden toegepast. Eén aandeel voor onderhoud en verzekering en één aandeel voor administratieve (verenigings-) kosten.
Bij het maken van een akte van splitsing in 1974 werd geen rekening gehouden met beheerloon, bankkosten en andere gemeenschappelijke verenigingskosten.

Met ingang van het boekjaar 2015 wordt de maandelijkse ledenbijdrage vanuit de begroting opgebouwd uit 2 soorten aandelen. Voor het onderhoud aan het gebouw en de collectieve opstalverzekering, blijft de VvE de aandelen uit de Statuten toepassen. Voor de algemene, verenigingskosten wordt een evenredige berekening van 1/5de toegepast. Het laatste staat niet expliciet in de Statuten, maar we zijn van mening dat deze afwijking van de Statuten te weerleggen is.

2de Algemene Ledenvergadering

De VvE heeft de verplichting om jaarlijkse een Algemene Ledenvergadering te houden waarin de jaarcijfers van het afgelopen boekjaar worden vastgesteld, de begroting van het lopend boekjaar wordt vastgesteld en besluiten worden genomen op geagendeerde zaken zoals onderhoud aan het gebouw.

Een vergadering is rechtsgeldig als de uitnodiging tijdig is gedaan, voorzien is van een agenda met de vermelding van zaken waarover een besluit moet worden genomen en de aanwezigheid van het quorum (aanwezige meerderheid van stemmen op basis van de Statuten).

Als de verplichte quorum niet aanwezig is, kunnen er geen rechtsgeldige beslissingen worden genomen. De vergadering zal worden gesloten. Hierna zal er een tweede vergadering worden uitgeschreven binnen bepalende regels waarin het minimale quorum niet van toepassing is.

Het laatste kan betekenen dat 1 lid (eigenaar) rechtsgeldige besluiten kan nemen die voor alle leden van toepassing zijn.

Volmacht voor de vergadering.

Jaarlijks dient de VvE haar jaarvergadering te houden binnen de gestelde termijn in de Statuten en of andere wetgeving. De basisregel is dat de Algemene Ledenvergadering (ALV) uiterlijk binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar wordt georganiseerd.

Op deze ALV legt het bestuur (of administrateur) verantwoording af over het uitgevoerde beleid van het voorafgaand jaar. Daarnaast worden er besluiten genomen over o.a. onderhoud en wordt de begroting van het lopend jaar vastgesteld.

Alle leden krijgen een oproep om op de vergadering aanwezig te zijn. In de uitnodiging is de agenda opgenomen waarover besluiten kunnen worden genomen.

Als een eigenaar niet aanwezig kan zijn, heeft hij de mogelijkheid een volmacht in te sturen. Wij adviseren altijd om een volmacht te gebruiken bij afwezigheid.
Wij sturen bij de uitnodiging een voorgedrukte volmacht met ruimte voor stemadviezen. Tijdens de vergadering wordt rekening gehouden met de volmacht én de stemadviezen.

De volmacht dient schriftelijk en ondertekend te worden ingestuurd. De ingevulde en ondertekende volmacht kan worden ingescand en per email naar de bestuurder of beheerder verstuurd.

Vaak stuurt een eigenaar een emailbericht met de mededeling dat hij een volmacht verstrekt. Deze digitale volmacht heeft niet de volle betekenis van een getekende, schriftelijke volmacht. Voor een reguliere ALV met standaard agendapunten zoals vaststellen notulen vorige vergadering, vaststellen van de jaarcijfers en vaststellen van de begroting lopend jaar, kan m.i. worden volstaan met een emailbericht dat de eigenaar zich met een volmacht laat vertegenwoordigen. De eigenaar heeft immers de onderliggende stukken ontvangen bij de uitnodiging en heeft kennis van de stand van zaken.

Een digitale volmacht heeft minder kracht als op de vergadering besluiten moeten worden genomen over o.a. onderhoud aan de VvE. Als de besluiten juridische gevolgen hebben of een zwaardere financiële belasting voor de eigenaren van toepassing zijn, is een schriftelijke en ondertekende volmacht gewenst.

Rijssenbeek Advocaten heeft hierover een publicatie geplaatst op het internet.
Klik hier voor deze publicatie.

 

Algemene Ledenvergadering.

De tijd is weer aangebroken dat de Algemene Ledenvergadering voor de VvE wordt gepland.

Wettelijk dient de ALV in het eerste half jaar na afloop van het boekjaar te worden gehouden. Voor sommige VvE’s is er een aanduiding in de Statuten dat de ALV eerder moet plaatsvinden. Bijvoorbeeld in januari of maart van het opvolgend jaar.

Op de ALV worden minimaal de volgende standaard agendapunten gemeld:
– vaststellen van de notulen van de vorige vergadering(en)
– vaststellen van de jaarcijfers van het afgelopen boekjaar
– vaststellen van de begroting van het lopend boekjaar
– besluiten voor het uitvoeren van werkzaamheden / onderhoud aan het gebouw
– vaststellen van de maandelijkse ledenbijdragen.

En dat laatste heeft bij deze de aandacht.

De begroting van de VvE gaat in op 1 januari van het nieuwe jaar. Om de exploitatie van de kosten uit te voeren, zal voor aanvang van het boekjaar een begroting worden opgesteld waarin de standaard kosten worden opgenomen. Met de indexering van de kosten zal zeker een aanpassing van de maandelijkse ledenbijdragen worden gesteld.
Daarnaast wordt nader vastgesteld wat de dotatie aan het onderhoudsfonds zal zijn.

Door deze twee componenten, exploitatiekosten en dotatie, wordt een maandelijkse ledenbijdragen gevormd. Deze gaat in op 1 januari van het nieuwe boekjaar.
Op de Algemene Ledenvergadering wordt de begroting nader vastgesteld en bekrachtigd.

Het bestuur van de VvE is verplicht om met ingang van het nieuwe boekjaar een (voorlopige) begroting op te nemen. De nieuwe ledenbijdragen wordt om deze reden vanaf 1 januari van het nieuwe boekjaar ingevoerd.

De definitieve begroting en ledenbijdragen aan de VvE, wordt uiteindelijk op de jaarlijkse ALV vastgesteld.

Gevolgen van de regeringsovereenkomst

De regeringsovereenkomst heeft ook gevolgen voor de begroting van de VvE. Indirect treft de besluiten van de Overheid ook de maandelijkse ledenbijdrage.

Eén van de besluiten is om de BTW van 19% naar 21% te verhogen met ingang van 1 oktober 2012. Dat betekent voor de VvE dat alle uitbestede werkzaamheden zwaarder worden belast met 2% meer BTW. De VvE kan de opslag BTW niet verrekenen en de verhoging zal een vermindering geven aan de dotatie aan het onderhoudsfonds.

Met ingang van 1 januari 2013 wordt de collectieve opstalverzekering belast met een assurantiebelasting van 21% i.p.v. de huidige opslag van 9,7%. Een verhoging van meer dan 11%. Niet verrekenbaar en volledig ten laste van de exploitatiekosten van de VvE.

Deze verhoging van de kosten hoeft niet gelijk een verhoging te betekenen van de maandelijkse ledenbijdragen. Wel een vermindering van het sparen voor onderhoud aan de VvE. Indirect een nadelige situatie per eigenaar.

Als een VvE minder spaart, zal dat later resulteren in een verhoging van de maandelijkse ledenbijdragen of vertalen in een extra bijdrage voor onderhoud aan de VvE.

En toch is er een positieve melding.
Ons kantoor heeft met de ABN AMRO Verzekeringen een uitmuntende conditie afgesloten om de collectieve opstalverzekering + glasverzekering aan te bieden aan de VvE’s die alle opslagen ongedaan te maken binnen de begroting van de VvE.

Door deze conditie van de ABN AMRO Schadeverzekeringen kunnen we alle opslagen verwerken zonder een verhoging van de maandelijkse ledenbijdragen.

Een goede reden om de VvE te laten leiden door Bouwman VvE Beheer.

 

Oproep vergadering.

Als eigenaar van een appartementsrecht, bent u bij rechtswege verplicht lid van de Vereniging van Eigenaars (VvE).

De VvE behoort minimaal één vergadering te houden in het voorjaar waarin de beheerder/administrateur verantwoording aflegt over het uitgevoerde beleid van het afgelopen boekjaar. Daarnaast wordt de presentatie gegeven van de begroting van het lopend boekjaar.

Alle leden van de VvE ontvangen een uitnodiging om aanwezig te zijn op deze Algemene Ledenvergadering. Deze uitnodiging dient tijdig, minimaal 14 dagen vooraf, aan u te worden toegezonden. Met een agenda waarin wordt aangegeven waarover de VvE besluiten zal nemen.

Als u niet aanwezig kunt zijn, kunt u gebruik maken van een volmacht. Hierin kunt u aangeven wat u had besloten als u aanwezig zou zijn. De voorzitter van de vergadering zal rekening houden met uw stemadviezen.

Ons advies is om bij afwezigheid altijd een volmacht in te sturen met stemadviezen.

 

BTW m.i.v. 1 oktober 2012

De Overheid heeft besloten om met ingang van 1 oktober 2012 het hoge BTW tarief aan te passen naar 21% i.p.v. 19%.

Deze aanpassing raakt de begroting van de VvE. De VvE kan de BTW niet verrekenen en zal met de verhoging van 2% hogere lasten krijgen voor alle opdrachten. Voor onderhoud en beheerkosten zullen de kosten hoger uitvallen dan vermeld in de begroting.

Onze administratie zal het beheerloon voor het laatste kwartaal in september factureren. Hiermee kunnen wij de kosten voor 2012 nog binnen de begroting houden.
Voor het jaar 2013 kunnen we dat niet realiseren.

Welkom op de website van Ron Bouwman.

Bouwman VvE Beheer
Ron Bouwman makelaardij o.z.

Welkom op onze website. Op deze website vindt u informatie over de werkzaamheden van ons kantoor en verschillende aanvullingen die betrekking hebben op VvE beheer en of makelaardij. Grotendeels van onze tijd wordt besteed aan het beheren van VvE’s.
VvE’s van 2-3 leden tot met VvE’s van meer dan 100 leden.

Op 16 juli 2012 hebben we een volledige nieuwe website gepubliceerd. Na meer dan 8 jaar te hebben gewerkt met een Microsoft product, zijn we overgestapt naar een product van WordPress. We zijn gemoderniseerd. Nu hebben we een weblog en een website met vaste pagina’s gecombineerd.

Op de Homepage worden korte berichten geplaatst. Daarnaast zal onder de pagina’s Beheer van Vereniging van Eigenaren en Makelaardij o.z. onderliggende, specifieke teksten en pagina’s worden geplaatst.